Verbinden met vertrouwen (2008)

Verbinden met vertrouwen (2008)

In het Nederlandse taalgebied is er over de zogenaamde Mutual Gains Approach weinig informatie voorhanden. Internationaal is Larry Susskind de grote man op dit gebied. In Nederland hebben we een equivalent in de persoon van Frans Evers. De Amerikaanse poot is goed gedocumenteerd, er zijn vele boeken en praktijkvoorbeelden te vinden. In Nederland ontbreekt dat zoals gezegd vooralsnog. Met name de provincie Noord-Brabant speelt sinds een aantal jaren een voortrekkersrol door de methode te adopteren, ambtenaren op te leiden en concrete problemen te tacklen met de aanpak. Elders op deze site (onder ‘recente projecten’) vind je een link naar een handleiding MGA van de provincie Noord-Brabant.

Maar in 2008 is er dan een boek verschenen dat stapsgewijs de methodiek bespreekt aan de hand van een aantal (fictieve) voorbeelden. In het boek wordt niet uitgebreid en expliciet over MGA gesproken, er is niet meer dan terloopse verwijzingen naar de onder die naam bekend staande stroming. Ook de titel van het boek ‘Verbinden met vertrouwen’ is naar mijn smaak te vaag en algemeen om vanaf de kaft en titel te kunnen zien dat het hier om een MGA boek gaat. Hebben de auteurs bewust voor deze insteek gekozen? Om kopers niet af te schrikken met engels jargon? Er zijn toch betere titels te verzinnen die de lading wel dekken? ‘Resultaten met stakeholders’ of ‘Omgaan met complexe multipartijen conflicten’? Anyway: er is een boek voorhanden en het is in heldere taal geschreven en beschrijft een duidelijk stappenplan hoe je te werk kunt gaan. Laten we de stappen in hoofdlijnen eens doorlopen.

Stap 1: verkenning

Er moet sprake zijn van een probleem, een issue. Het probleem moet door een aantal belanghebbenden gedeeld worden en het moet ook een zekere prioriteit hebben, het moet belangrijk genoeg zijn voor de betrokkenen om er tijd en moeite en geld in te stoppen. De eerste stap is een verkennende fase: wat is het probleem precies, voor wie is het een probleem, wie zijn de belanghebbenden, hoe urgent is het probleem, is het kansrijk. In deze fase wordt een gevoel ontwikkeld: waar gaat het hier om, wat is er aan de hand, maar dan op hoofdlijnen, bijna intuitief nog. Instrumenten om dit gevoel te ontwikkelen zijn bilaterale gesprekken enerzijds en het invullen van een krachtenveldanalyse anderzijds. Dat laatste geeft structuur aan de gesprekken.

Op de ene as zet je de verschillende actoren, op de andere as zet je zaken als ‘machtsbron’, ‘belang’, ‘vertrouwen’, ‘netwerk’, ‘opstelling’. Er wordt een soort consumentenbond achtig systeem van waarderingen gebruikt om de verschillende cellen van de matrix te vullen. Dus je werkt met +, ++ etc of met ‘smileys’ etc. Het is in dit stadium al handig om er enkele interessante cellen uit te lichten: waar zit de dynamiek, waar zal het er zodadelijk om spannen, waar zitten de kansen en waar de valkuilen?

Stap 2: interviews stakeholders

Zo’n matrix kun je invullen zonder nog met alle partijen te spreken. Je doet het op basis van je indrukken, van een gesprek met een van de partijen etc. Het moet antwoord geven op de vraag: is dit kansrijk genoeg om mee door te gaan? Is het antwoord bevestigend, dan worden alle partijen benaderd, er wordt gevraagd naar een juiste vertegenwoordiger (hebben we de juiste persoon die dit belang vertegenwoordigt te pakken?) en er worden interviews afgenomen. De interviews worden afgenomen door een neutraal en door alle partijen acceptabel persoon. De interviewer beschrijft de spelregels van MGA en vraagt in diepte door naar de diepere motieven van de geinterviewde in dit specifieke probleem. Per interview wordt een verslag gemaakt en dat wordt door de geinterviewde aangepast en geaccordeerd. Deze gesprekken zetten al een denkronde in gang bij alle partijen, soms gaan partijen elkaar al bellen over hun bevindingen, het begint te lopen. Dat het verslag wordt geaccordeerd betekent dat er al een onderlinge overeenkomst is tussen interviewer en geinterviewde: is dit het probleem? zijn dit de kansen? zijn dit de bedreigingen? zie ik het zo goed? gebruik ik de juist termen en woorden?

Stap 3: opstellen startnotitie

De interviewer kan nu op basis van al zijn gespreksverslagen een (geanonimiseerde) totaalrapportage maken. Hierin komen aan de orde: MGA en de spelregels, het probleem, de partijen, de belangen, de mogelijke knelpunten en oplossingen etc. Dit wordt in conceptvorm besproken met een enkele partij (vaak is dit de partij die het voortouw neemt). Dit is een check: slaan we de plank mis, moeten we dit hier wel zo zeggen etc? Dan gaat het totaalverslag in conceptvorm rond. Alle partijen krijgen dezelfde tekst voorgeschoteld en kunnen hun wijzigingen voorstellen. Er ontstaat al een verdiepingsslag. Als alle wijzigingen zijn verwerkt (op een consistente manier) dan gaat het stuk nogmaals naar alle partijen en zo verder. Uiteindelijk ontstaat een discussiestuk waar iedereen zijn bijdrage aan geleverd heeft en waar de kern van het probleem in is verwoord.

Stap 4: samen opstellen belangenmatrix

Nu is het tijd om alle partijen fysiek bij elkaar te brengen: een bijeenkomst, workshop, discussie, hoe je het ook wilt noemen. Er wordt een agenda opgesteld en een datum + locatie geprikt. De agenda bevat: kennismaking, spelregels en procesafspraken, bespreking doel en voortgang. Zijn alle partijen aanwezig? Missen we nog iemand? Heeft iemand nog wat toe te voegen aan de agenda? Is iedereen akkoord met de opzet en aanvliegroute? In de bijeenkomst worden nogmaals alle stappen doorlopen: wat is het probleem, wie zijn de partijen, wat zijn hun belangen, waar zitten de meest dynamische cellen. Er wordt gezamenlijk en ter plekke een belangenmatrix gecomponeerd. Daarnaast worden de grootste issues benoemd en iets van een rangorde aangegeven. Er komt een prioriteitenlijstje, waar moeten we ons op focussen om de meeste kans op succes te verkrijgen? Er wordt een verslag van de bijeenkomst gemaakt, die wordt weer rondgestuurd en aangevuld / gewijzigd. Op deze manier committeert iedere deelnemer zich aan de stappen die worden gezet.

Stap 5: vergroten van de koek

Let op: er is nog helemaal niet gesproken over oplossingen. Het gaat puur om het in kaart brengen van het probleem (feiten) en de partijen en de belangen en de cellen in de matrix. En wel zodanig dat dit door iedereen wordt gedeeld. Nu komt de fase van het genereren van oplossingen. Dit kan in een aparte bijeenkomst maar soms wil het lukken deze en de vorige stap in een en dezelfde sessie te organiseren. Eigenlijk is deze stap de kern van MGA: het vergroten van de koek, het genereren van zoveel mogelijk opties en oplossingen nog zonder daar een waarde oordeel over uit te spreken. Hier hanteren de auteurs weer een matrix die ingevuld kan worden. Op de ene as staan de belangen of criteria (waaraan opties moeten voldoen) en op de andere as staan de gegenereerde oplossingen of opties. En weer zeggen de cellen iets over de dynamiek: welke cellen springen eruit, waar zitten de opties die aan de meeste criteria van de deelnemers voldoen, welke opties leveren nog discussie op, en welke opties zijn neutraal, lauw of zelfs koud? Nu kan weer een prioritering worden toegepast: welke opties doen het meest recht aan de criteria in deze groep, de oplossingen worden gewogen.

Stap 6: verdelen van de koek en onderhandelen

De vorige stap betrof het vergroten van de koek. Deze stap betreft het verdelen van de koek. Nu wordt er onderhandeld over de verschillende opties. Want de opties doen recht aan het ene belang maar minder aan het andere. Eerst kunnen weer bilaterale gesprekken worden gevoerd en de ‘informateur’ kan komen met wat in zijn ogen een redelijke afweging van belangen is na alle partijen nogmaals gehoord te hebben. Je kunt distributief onderhandelen of je kunt integratief onderhandelen of je kunt beiden doen. Zaak is dat voortgang wordt geboekt in de gesprekken. Dat er niet sprake is van herhaling van zetten. Zijn er oplossingen die we over het hoofd zien? Kunnen we belangen aan elkaar knopen? Zijn de oplossingen duurzaam, kunnen ze ook op langere termijn volgehouden worden? Of zullen binnen de kortste keren in de praktijk barsten ontstaan? Deze stap moet uitmonden in een convenant waar de oplossingen en akties in vermeld staan en dat ondertekend wordt door de deelnemers.

Stap 7: the day after en monitoren

De laatste stap gaat over het monitoren van de gemaakte afspraken. Wat gebeurt er als er een nieuwe partij zich aandient? Als de feiten veranderen? Als de kosten onverwacht veel hoger uitvallen? Hoe communiceren we naar onze achterbannen? Wat doen we als daar een kink in de kabel komt? Wie voert het woord naar buiten, met welke boodschap? Welke status heeft onze overeenkomst? Welke mijlpalen leggen we vast? Hoe gaan we de voortgang meten? Hoe weten we of we allemaal nog tevreden zijn of dat er bijgestuurd moet worden? De auteurs geven hier een voorbeeld van een evaluatiematrix, die zowel tijdens de rit als erna kan worden ingevuld en bijgehouden.