Zelf je boekhouding doen (2008, update 2012)

Met enige regelmaat wordt mij de vraag gesteld of je zelf je boekhouding kunt doen. Is dat wel verantwoord, kost dat niet te veel tijd? Omgekeerd kom ik bij kleine bedrijven die met een relatief beperkte omzet een enorme klap geld uitgeven aan hun accountant. Mijn stelling is: dat is niet meer van deze tijd en ja dat kun je prima zelf doen. Behalve dat je op jaarbasis veel minder geld kwijt bent, zit je ook nog eens meer bovenop de cijfers en heb je meer voeling met de kerninformatie van je bedrijf. Natuurlijk ligt het mij op de lippen om te zeggen ‘gooi die accountant er uit en wel direct’ maar feitelijk is mijn advies ‘gebruik de accountant of fiscalist alleen voor die zaken waar hij ook daadwerkelijk toegevoegde waarde levert (en wees kritisch op de uren die hij schrijft en de facturen die hij stuurt)’. Mijn waarneming is dat er bedrijven zijn met een paar ton omzet die jaarlijks 20.000 Euro naar hun accountant brengen. Je kunt ook voor 300 Euro per jaar klaar zijn, voor 1.000 Euro per jaar krijg je er een meekijkende boekhouder bij, voor 3.000 Euro per jaar
ben je spekkoper.

Wat in mijn ervaring voor kleine bedrijven (tot 20 personeelsleden) goed werkt is:

1. Neem een abonnement op een zeer eenvoudig en gebruiksvriendelijk boekhoudsysteem via internet. Neem dus geen traditioneel boekhoudpakket met software die je op je pc
moet installeren, maar kies voor een online abonnement. Zo kun je overal en altijd bij je gegevens en ben je een vast bedrag per maand kwijt en kun je er als je wilt ook snel
weer vanaf. Persoonlijk heb ik goede ervaringen met e-boekhouden (www.e-boekhouden.nl) waar je inclusief facturerings-module 25 Euro per maand kwijt bent.

2. Met dit pakket kun je zelfs als leek in ongeveer 1 uur uit de voeten, geen rare boekhouderstaal, alles wijst zichzelf, geen ingewikkelde menu-structuren, er is een manual beschikbaar, geen cursussen nodig verder.

3. Je begint gewoon maar eens met zelf facturen te maken in dit pakket, je maakt een paar sjablonen op maat en naar eigen inzicht, je voert je opdrachtgevers in, met een uurtje tijdsbesteding per maand kom je een heel eind. De inkomstenkant heb je met deze stap op orde.

4. Dan je uitgavenkant. Je bankafschriften zijn hiervoor de basis. Natuurlijk ga je niet alle afschriftregels met de hand over zitten typen. Per afschrift van de bank doe je een download van de gegevens en die importeer je vervolgens in je pakket, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Elke mutatie sleep je naar een uitgavencategorie. De meeste bedrijven zullen aan een stuk of 10-20 soorten uitgaven voldoende hebben, dus dat is ook niet moeilijk. Dit zal na enige oefening ongeveer 2 uurtjes per maand van je tijd kosten.

5. De BTW aangifte volgt nu vanzelf, een kwestie van een druk op de knop (wel alles goed controleren vooraf raad ik aan). Uurtje per maand. Bij kwartaalaangifte uurtje per kwartaal.

6. Hier zou ik het qua zelfwerkzaamheid bij laten. Aanvullend neem je een abonnement op een aan e-boekhouden gerelateerde boekhouder, of als je per se wilt een accountant. Dat kost je afhankelijk van je wensen ook een bedrag van enkele tientjes, misschien 50 Euro, in de maand. Deze kijkt maandelijks mee of er geen rare dingen gebeuren en deze sluit jaarlijks het hele spul af en maakt een rapportje voor je en doet vpb-aangifte (alle investeringen, afschrijvingen moeten worden rechtgezet etc, dat kan 1 keer per jaar). Je kunt op maat afspraken maken hoe je het wilt. Vooruit dan maar, een concrete suggestie: VG advies (www.vgadvies.nl), jonge en moderne boekhouders/ondernemers, ze zijn thuis in e-boekhouden en in ‘helpen op afstand’ en hier ben je voor een zeer schappelijk (vast) bedrag per maand snel en goed geholpen.

7. Voor moeilijke fiscale vragen kun je altijd nog je dure accountant/fiscalist inhuren, maar ik sluit niet uit dat ook de jongens uit Limburg je meestal wel verder kunnen helpen (dan zal dan tegen aanvullende facturering gaan).

8. Per saldo kost dit hele verhaal je per maand laten we zeggen een dagdeel, op jaarbasis ben je laten we zeggen 1.000 Euro kwijt aan je abonnement + controle. Als je dan voor 2.000 Euro aanvullend vragen reserveert dan lijkt me dat nog ruim.

9. Mijn redenering is: enige tijd per maand ben je sowieso kwijt aan dit geneuzel, doe het dan maar goed en nuttig, je zit zo ook bovenop de cijfers, je hebt continue zicht op je openstaande facturen, kunt herinneringen met een druk op de knop versturen (mail of post), draait voor de bank snel een winst en verlies rekening uit etc.

10. Ik ben al jaren op zoek naar een soortgelijke oplossing (simpel, goedkoop, via internet) die ook zorg draagt voor uren- en projectadministratie. Bestaande oplossingen zijn in mijn ogen ofwel te complex ofwel te duur voor wat de meeste kleinere bedrijven nodig hebben. Ideaal is natuurlijk als uren en projecten gekoppeld zijn aan de boekhouding en facturering. Ik heb de eigenaren van e-boekhouden aangeboden hen een opdracht te verlenen voor het ontwikkelen van zo’n module. Dat aanbod hebben ze afgewezen maar in plaats daarvan zijn ze op eigen initiatief begonnen met de ontwikkeling ervan. Begin 2009 wordt de oplevering ervan verwacht.

Update 2012

Ik heb de afgelopen jaren met meerdere boekhoud pakketten gewerkt. Een nieuw en gratis alternatief is Speedbalance. Het is software die je op je eigen pc moet installeren. Het is niet zo gebruiksvriendelijk maar het is te doen. In wezen is het een spreadsheet met een boekhoudschil eromheen. Maar het blijft behelpen en vooral ook tijdintensief en foutgevoelig.

Mijn ervaringen met e-boekhouden blijven onverminderd positief. Inmiddels zijn de mogelijkheden nog wat verder uitgebreid. Zo is het erg gemakkelijk dat je automatische wegboekregels kunt aanmaken. Stel dat je elke maand 50 afschriftregels te verwerken hebt. Dan is het altijd zo dat daar steeds dezelfde regels terug komen. Elke maand de huur, elke maand de verzekering etc. In die afschriftregels komen ook steeds dezelfde woorden of nummers terug. Wat je nu doet is alle afschriftregels even door een filter halen en dat filter bepaalt dan wat het met de afschriftregel doet. Op die manier worden 80% van je regels automatisch weggeboekt naar de juiste grootboekrekeningen. Scheelt weer een hoop tijd.

Omdat ik in de praktijk al vaak bij mijn klanten e-boekhouden noemde als mogelijkheid, sta ik nu ook op de lijst van aangesloten kantoren die e-boekhouden ondersteunen. Ik ben geen boekhoudkantoor maar ik kan u wel laten zien hoe eenvoudig het is het pakket in gebruik te gaan nemen. Als u dat wilt kunt u ook via mij een aansluiten regelen en kan ik periodiek meekijken met de cijfers zodat er sturing en advies op afstand kan ontstaan.